La commande client est saisie, le stock est là, le transporteur passe demain. Dans SAP, la marchandise ne peut pas partir tant qu’une livraison sortante n’existe pas. C’est elle qui déclenche la préparation, la sortie de stock, puis la facture. Pour créer une livraison SAP à partir d’une commande client, la transaction est VL01N.
Ce guide s’adresse aux gestionnaires ADV et aux équipes d’expédition. Vous allez voir ce qui doit être prêt avant de lancer VL01N, la saisie pas à pas, les raisons les plus fréquentes pour lesquelles SAP refuse de créer la livraison, et la suite du flux jusqu’à la facture.
Sommaire
Avant de créer une livraison SAP : ce qui doit être prêt
VL01N ne crée une livraison que pour ce qui est réellement livrable. Trois conditions doivent être réunies :
- une commande client avec une quantité confirmée : si la disponibilité n’a rien confirmé, il n’y a rien à livrer ;
- une date d’expédition atteinte : SAP ne propose que les postes dont la date de mise à disposition tombe avant la date de sélection ;
- aucun blocage : un blocage de livraison ou un blocage crédit sur la commande empêche la création.
Notez aussi le point d’expédition : c’est le lieu d’où part la marchandise (un quai, un entrepôt). Il est déterminé dans la commande client, poste par poste, et vous en aurez besoin dès le premier écran.
Créer une livraison sortante avec VL01N, étape par étape
1. Ouvrir VL01N
Tapez VL01N, puis Entrée. L’écran d’accueil demande trois informations :
- Point d’expédition : celui de la commande ;
- Date de sélection : par défaut, la date du jour. SAP prendra les postes à expédier jusqu’à cette date ;
- Commande : le numéro de la commande client.
2. Valider et contrôler les postes
Appuyez sur Entrée. SAP reprend les postes livrables de la commande : article, quantité de livraison, division et magasin de sortie. Vérifiez les quantités : une livraison partielle est possible si le stock ne couvre pas tout.
3. Renseigner le prélèvement
Dans l’onglet Prélèvement, la quantité prélevée doit correspondre à la quantité réellement préparée. Selon votre organisation, elle est saisie à la main, ou remontée automatiquement par l’entrepôt (WM ou EWM) une fois la préparation confirmée.
4. Sauvegarder
Sauvegardez (Ctrl+S). SAP affiche le numéro de la livraison, souvent un numéro qui commence par 80. Notez-le : il servira à l’entrepôt, au transporteur et à la facturation.
5. Comptabiliser la sortie de marchandises
Une fois la marchandise chargée, la sortie de marchandises se comptabilise depuis la livraison : ouvrez-la avec VL02N et cliquez sur Sortie de marchandises. Le stock diminue (code mouvement 601) et la commande passe au statut livré.
Pourquoi SAP refuse de créer la livraison
Quand VL01N ne propose aucun poste ou affiche une erreur, la cause se trouve presque toujours dans la commande client. Les cas les plus fréquents :
| Symptôme | Cause probable | Où regarder |
|---|---|---|
| Aucun poste à livrer | La date de mise à disposition est postérieure à la date de sélection | Avancer la date de sélection, ou vérifier les dates dans la commande (VA03) |
| Aucun poste à livrer | Pas de quantité confirmée par la disponibilité | Onglet échéancier de la commande, ou CO09 pour la disponibilité |
| Création refusée | Blocage de livraison dans l’en-tête de la commande | VA03, données d’en-tête, puis levée du blocage par la personne habilitée |
| Création refusée | Blocage crédit du client | À débloquer par le crédit management, souvent avec VKM1 |
| Mauvais point d’expédition | Point saisi différent de celui de la commande | Vérifier le point d’expédition au poste de la commande |
La commande client bloquée fait l’objet d’un article à part dans cette série, avec la méthode pour trouver le blocage en quelques minutes.
Après la livraison : suivre, modifier, facturer
- VL02N : modifier une livraison (quantité, prélèvement, sortie de marchandises) ;
- VL03N : afficher une livraison et son flux de documents ;
- VL10A : créer en masse les livraisons des commandes clients arrivées à échéance ;
- VL09 : annuler une sortie de marchandises comptabilisée par erreur ;
- VF01 : créer la facture à partir de la livraison.
Le flux de documents, accessible depuis la commande ou la livraison, montre toute la chaîne : commande, livraison, sortie de marchandises, facture. C’est le premier écran à ouvrir quand un client demande où en est sa commande.
Ce qu’il faut retenir
- VL01N crée la livraison sortante à partir d’une commande client : point d’expédition, date de sélection, numéro de commande.
- Seuls les postes confirmés, arrivés à échéance et non bloqués sont livrables.
- Le prélèvement doit correspondre à ce qui a été préparé, puis la sortie de marchandises (601) diminue le stock.
- Si rien ne se crée, la cause est dans la commande : date, disponibilité ou blocage.
- VL10A traite les livraisons en masse, VF01 facture.
Créer une livraison devient un réflexe quand vous suivez le flux en entier. Le parcours ADV de la formation Key User SAP enchaîne commande client, disponibilité, livraison et facture sur un simulateur, sans licence SAP.
FAQ : la livraison sortante dans SAP
Quelle transaction pour créer une livraison dans SAP ?
VL01N pour une livraison sortante à partir d’une commande client. VL02N sert à la modifier, VL03N à l’afficher, et VL10A à créer les livraisons en masse.
Pourquoi VL01N ne trouve aucun poste à livrer ?
Le plus souvent, la date de mise à disposition est plus tardive que la date de sélection, ou la commande n’a pas de quantité confirmée. Vérifiez aussi qu’aucun blocage n’est posé sur la commande.
Comment annuler une sortie de marchandises dans SAP ?
Avec la transaction VL09, à partir du numéro de la livraison. La livraison redevient modifiable et le stock est réintégré.
Quel module SAP gère les livraisons ?
Le module SD (Sales and Distribution), qui couvre la commande client, l’expédition et la facturation. Le stock, lui, relève du module MM.
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